การดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงาน

เนื่องด้วยสำนักงานมีอุปกรณ์หลากหลายมากมายที่ต้องใช้กันเป็นส่วนรวม จึงทำให้เกิดสิ่งสกปรก หรือข้อบกพร่องต่าง ๆ ของอุปกรณ์ในสำนักจึงต้องมีการบำรุงรักษาอุปกรณ์ให้ใช้ได้นานที่สุด โดยต้องช่วยกันถนอมอุปกรณ์ให้มากที่สุด การบำรุงรักษาเป็นการทำให้อุปกรณ์ทำงานได้ตามต้องการที่เราใช้ การรักษาอุปกรณ์มีหลายแบบ อาทิ เช่น

การแก้ไขหรือ การซ่อมแซม เมื่ออุปกรณ์ชำรุดหรือเกิดความเสียหายจึงทำให้หยุดใช้อุปกรณ์ เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร

การบำรุงรักษาต้องมีข้อตกลงของผู้ใช้งานว่าควรปฎิบัติอย่างไรถึงจะใช้ได้งานได้ยาวนานและมีประสิทธิภาพดี

  1. การที่เราต้องมั่นตรวจสอบว่า อุปกรณ์มีการชำรุด เสียหายตรงไหน และควรแก้ไขทันที
  2. การรักษาความสะอาดให้อุปกรณ์ทำให้ยืดอายุการใช้งานได้ยาวนานยิ่งขึ้น
  3. การเก็บรักษาให้เป็นระเบียบ นำมาจากที่ไว้ที่นั่น จัดระเบียบโต๊ะทำงานเพื่อการหาอุปกรณ์ให้สะดวกและที่จะรักษาอุปกรณ์ไว้ใช้ให้ได้นาน
  4. การดูแลและป้องกันระบบคอมพิวเตอร์ไม่ให้เสี่ยงให้เกิดไวรัส เพื่อก็ให้เกิดการทำให้คอมพิวเตอร์เสียหายควรติดตั้งตัวแสกนไวรัสก็ดี
  5. ไม่ควรรับประทานอาหาร เครื่องดื่ม ใกล้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เพื่อหลักเลี่ยงฝุ่นละอองเขาไปภายในอุปกรณ์ต่าง ๆ
  6. ควรแบ่งสัดส่วนของอุปกรณ์แต่ละชนิดออกจากกัน เพื่อการหาที่สะดวกยิ่งขึ้น
  7. ควรล้างแอร์ บ่อย ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงฝุ่นละออง และป้องกันโรคภัยไข้เจ็บแก่เรา
  8. ควรปิดเครื่องถ่ายเอกสารหลังเลิกงาน และถอดปลั๊กออก
  9. โทรศัพท์เป็นของที่ต้องมีประจำโต๊ะทุกตัว มั่นทำความสะอาดบ่อย ๆ และไม่ใช้ความรุนแรงแก่ โทรศัพท์
  10. ควรศึกษาข้อมูลการใช้งานของอุปกรณ์ต่าง ๆ ในสำนักงาน

อุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ จะมีอุปกรณ์หลากหลายชนิด จึงจะเกิดประโยชน์คุ้มค่าและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานสูงสุด จึงควรใช้เครื่องใช้สำนักงานให้ถูกประเภทการใช้งาน เช่น แฟ้ม คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องปริ้น ปากกา มีการรักษาดูแลแตกต่างกันไป จึงควรช่วยกันรักษา อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ ที่เราควรดูแลบำรุงรักษากันอย่างมาก ทำความสะอาดให้บ่อยให้มันเหมือนใหม่อยู่เสมอ และเคลีย Disk เสมอ และควรจัดวางอุปกรณ์ในพื้นที่ที่แหมาะสม

ถ้าหากเราช่วยกันดูแลรักษาอุปกรณ์ อุปกรณ์ก็จะมีอายุการใช้งานที่ยาวขึ้นประหยัดงบประมาณ การเลือกซื้ออุปกรณ์ที่เหมาะสมตามต้องการ จัดพื้นที่ให้เหมาะสม การบำรุงรักษาตลอดเวลา การฝึกอบรมการใช้งานอุปกรณ์ การถอดปลั๊กออกทุกครั้งหลังใช้งาน เป็นการถนอมอุปกรณ์ และถ้าหากเครื่องมือมีการชำรุด เสียหายไม่สามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผู้ชำนาญการมาทำการดำเนินการแก้ไขให้ทันที และควรมีการจัดทำบัญชีลงทะเบียนวัสดุอุปกรณ์และครุภัณฑ์ห/ไว้ควบคุมการใช้งาน เพื่อป้องกันการสูญหาย